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Preciso de ajuda para organizar os documentos e fazer sua rastreabilidade.
Ha algum modelo que posso seguir como padrão?
minha consultoria não tem dado suporte no que se diz a este respeito e estou um pouco perdido por falta de experiencia na area de certificação.
agradeço desde ja
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Olá Prezado(a),
Os primeiros passos para a organização dos documentos e sua rastreabilidade é:
– a identificação de quais documentos e registros controlar; e
– de quais setores/processos.
Em seguida defina uma lista (formulário) onde os requisitos do item 7.5 (da ISO 9001:2015 ) e/ou do item 4.2.3/4.2.4 (do Regimento SiAC 2016) sejam atendidos. Inclua os documentos e registros levantados na lista, defina a sistemática de controle de cada documento e registro, levando em consideração os itens do requisito aplicável (7.5 ou 4.2.3 /4.2.4). , comunique as informações (treinamento) para cada setor/processo e oriente a equipe na implementação das sistemáticas definidas.
Espero que a explicação, apesar de sucinta, auxilie você. Caso deseje, entre em contato comigo no seguinte e-mail: anacarla@agqbrasil.com.br. Estarei disponível para maiores esclarecimentos.
Um abraço.
Ana Carla Sá
AGQ Brasil -
Olá MRN,
Uma forma de facilitar o trabalho de organização dos documentos e de garantir a sua rastreabilidade é usar um bom software. Eu trabalho na RegistroCom.Com, uma empresa certificada ISO9001 e toda a nossa documentação está sempre disponível e muito bem rastreada. Nós não passamos aperto quando chega a hora das auditorias !
Nós usamos o fotware do PortalISO, que tem um baixo preço e que você pode testar gratuitamente para saber vai satisfazer a sua necessidade, antes de contratar. Para solicitar o teste gratis visite a página de promoções https://www.portaliso.com/promocoes/ e leia sobre a promoção “Promoção do PortalISO.Com Para Empresas Que Têm ou Desejam Ter Certificação ISO 9001, PBQP-H, ISO14001, ISO18001 e outras.”
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Olá
Desejo acrescentar às respostas anteriores, algumas observações que verifiquei nossos clientes:
– Era comum que somente as empresas com grande demanda documental se preocupassem com software específico, para fácil localização dos documentos.
– Pequenas empresas controlavam seus documentos através de planilhas, para redução de custos.
Porém ambas (de acordo com o SIAC) precisam manter o controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas suas empresas, sem citar a forma de organizar e gerenciar tais arquivos.Nos últimos anos a tecnologia avançou e atualmente é praticamente inexpressivo o custo para manter um bom controle da informação documentada, através de um gerenciamento eletrônico de documentos.
Muitas são as vantagens, dentre elas, a organização física adequada, o sistema de identificação, a padronização dos métodos de arquivamento, agilidade nas consultas aos documentos, sigilo das informações, segurança, redução de custos com a administração e manutenção do acervo, pouca dificuldade para gerenciamento e manutenção dos arquivos, descarte de documentos obsoletos e o principal para quem tem o SGQ: atendimento às normas em relação à armazenamento e rastreabilidade de informações documentadas.
Mas para organizar em meio digital ou em meio físico, é preciso que haja critério, pois tenho certeza que você já guardou algum documento pessoal em seu computador e depois teve dificuldade em localizá-lo.
A ferramenta é importante, mas a organização é imprescindível.
Corroboro com a fala do Roberto, e indico realmente o sistema GED, pois depois de utilizá-lo não fará mais sentido algum manter aquelas listas mestras de controle de controle de documento e registros… vc verá.
Evandro Ribeiro
AGQ Brasil -
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