Olá
Desejo acrescentar às respostas anteriores, algumas observações que verifiquei nossos clientes:
– Era comum que somente as empresas com grande demanda documental se preocupassem com software específico, para fácil localização dos documentos.
– Pequenas empresas controlavam seus documentos através de planilhas, para redução de custos.
Porém ambas (de acordo com o SIAC) precisam manter o controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas suas empresas, sem citar a forma de organizar e gerenciar tais arquivos.
Nos últimos anos a tecnologia avançou e atualmente é praticamente inexpressivo o custo para manter um bom controle da informação documentada, através de um gerenciamento eletrônico de documentos.
Muitas são as vantagens, dentre elas, a organização física adequada, o sistema de identificação, a padronização dos métodos de arquivamento, agilidade nas consultas aos documentos, sigilo das informações, segurança, redução de custos com a administração e manutenção do acervo, pouca dificuldade para gerenciamento e manutenção dos arquivos, descarte de documentos obsoletos e o principal para quem tem o SGQ: atendimento às normas em relação à armazenamento e rastreabilidade de informações documentadas.
Mas para organizar em meio digital ou em meio físico, é preciso que haja critério, pois tenho certeza que você já guardou algum documento pessoal em seu computador e depois teve dificuldade em localizá-lo.
A ferramenta é importante, mas a organização é imprescindível.
Corroboro com a fala do Roberto, e indico realmente o sistema GED, pois depois de utilizá-lo não fará mais sentido algum manter aquelas listas mestras de controle de controle de documento e registros… vc verá.
Evandro Ribeiro
AGQ Brasil